"การทำงานที่มีประสิทธิภาพจะทำให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพ" ในความเป็นจริงอาจจะไม่เป็นเช่นนั้น เพราะว่ามีปัจจัยหลายสิ่งหลายอย่างมาบิดเบือน ประสิทธิภาพ และ คุณภาพเหล่านั้น
การได้กับทำงานกับบริษัทที่มีระบบงานดี ชัดเจน ถือว่าโชคดีของหลายๆ คน แต่ในทางกลับกันก็มีหลาย ๆ คนทำงานกับบริษัทที่ระบบงานไม่ดี เช่น
- มีระบบ IT แต่ไม่ Support การทำงาน ออนไลน์ช้า Server ล่มบ่อย
- มีเครื่องจักร แทนที่จะช่วยคนทำงาน แต่ต้องให้คนช่วยเครื่องจักรทำงาน เอ๊ะยังไง ?
- ระบบเอกสาร การจัดเก็บข้อมูล ยังต้องใช้เวลานานในการทำงาน
- ฯลฯ
จริง ๆ แล้วเราสามารถจัดการงาน จัดระบบงานให้ดีขึ้นได้ด้วยตนเอง กับงานที่ตนเองรับผิดชอบ แต่ถ้าจะจัดระบบให้ดีได้ทั้งองค์กรนั้น ผมแนะนำว่า
ปิดบริษัท แล้วปรับปรุง ดีกว่า !!
เพราะว่าจะให้คน ๆ เดียวพัฒนาระบบงานได้ดี แต่ไม่มีใครเอาด้วยก็ไร้ประโยชน์ เอาเป็นว่าถ้ายังทำงานที่เหล่านี้ต่อไป ก็ควรต้องทำแบบนี้ครับ
วิธีจัดการความไร้ระบบ ให้เป็นระบบ
- เมื่อได้ทำงานกับลักษณะงานใหม่ หรือ เก่า แต่ยังไม่มีระบบงานรองรับ เอกสาร เครื่องมือต่าง ๆ ก็ยังไม่พร้อม ก็ให้เราทำงานนั้นไปก่อนจนกระทั่งงานนั้นสำเร็จลุล่วง อาจจะติดขัดเรื่องต่าง ๆ ก็ไม่เป็นไร
- จากนั้น ก็มานั่งเรียบเรียงวิธีการทำงานเหล่านั้นให้ลื่นไหล อาจจะเขียนเป็น Flow chart หรือ Process chart เพื่อให้เข้าใจง่าย รวมทั้งเอกสารและเครื่องมือที่เกี่ยวข้องในแต่ขั้นตอนให้ชัดเจน
- แล้วรวบรวมเป็นคู่มือส่วนตัวไว้เลย หากงานนั้นเข้ามาอีก เราก็เปิดคู่มือนี้ทำตามได้ทันที แต่อาจจะยังไม่สมบูรณ์ดี เราก็ทำงานแก้ไข Revision 0 1 2 3 ... ซะเลย เมื่อเราไม่ได้ทำงานเหล่านั้นแล้ว อาจมีคนอื่นมาทำงานนั้นแทนเรา เราก็มอบคู่มือเล่มนั้นให้เขาไปเลย รอให้เขามาปรึกษาก็พอ
ผมคาดว่าหลาย ๆ คนคงจะได้ที่ทำงานที่ไม่มีระบบงานชัดเจนซะเป็นส่วนใหญ่ อาจตกอยู่กับชะตากรรมเดียวกันแบบผม ก็เลยเขียนบทความนี้ อาจจะเป็นอีกวิธีหนึ่งที่ช่วยให้เพื่อน ๆ ทำงานได้เป็นระบบมากขึ้น และหากเพื่อน ๆ มีวิธีอื่น ๆ ก็สามารถแบ่งปันกันได้นะครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น