การนำเสนอที่เคยเป็นหนึ่งในทักษะสำคัญสำหรับคนทำงาน นับเนื่องถึงทุกวันนี้ ได้แปลงร่างเป็นทักษะที่ “จำเป็น” ต่อความสำเร็จทั้งในงานประจำ งานโครงการ ทั้งยังแสดงศักยภาพในการเป็นผู้นำอีกด้วย
ว่ากันว่า หากนำเสนอไม่ได้ ไม่รู้เรื่อง ไม่สำเร็จ ก็จองคิวแป๊กกันได้แต่เนิ่นๆค่ะ
การนำเสนอทุกวันนี้ซับซ้อนกว่าแต่เดิมอยู่มาก เพราะองค์กรทอนโครงสร้างให้สั้นลง โอกาสที่ผู้บริหารระดับกลางจะนำเสนอต่อซีอีโอ หรือบอร์ดจึงเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้ เป็นปกติสามัญ ยิ่งในยุคสมัยโลกใบเล็กลงเช่นนี้ การนำเสนอต่อผู้ฟังหรือผู้พิจารณาหลากสัญชาติ ยังเป็นเรื่องที่ไม่เกินคาดเดา
บ่อยครั้งที่การพัฒนาทักษะการนำเสนอจะมุ่งไปที่ทำอย่างไรจะนำเสนอได้สำเร็จ แต่ผลลัพท์กลับไม่ใคร่ได้ดังใจ เพราะผู้เข้าพัฒนายังคง ตกกับดัก “สไตล์การนำเสนอที่คุ้นเคย” อยู่เช่นนั้น
การณ์จึงกลับกลายเป็นว่า วิธีการนำเสนอที่ผิดพลาดก็ยังคงอยู่อย่างนั้น แล้วจะคาดหวังความสำเร็จใหม่ๆได้อย่างไร
ใน Harvard Business Review เล่มล่า ได้ตีพิมพ์บทความเรื่องความผิดพลาดของการนำเสนอ โดยผู้เขียน Chris Anderson และได้กลายเป็นบทความยอดนิยมอันดับหนึ่งชนิดไม่ทันข้ามคืน นับว่ามีประเด็นที่คลาสสิค เหมาะเจาะกับแนวทางวิธีการนำเสนอในบ้านเราที่มายได้ประสบมาในบทบาทที่ปรึกษาอย่างน่าทึ่ง จึงอดไม่ได้ที่จะแลกเปลี่ยนในครั้งนี้ค่ะ
1. ใช้เวลาอธิบายว่า “กำลังจะ” นำเสนออะไรอย่างยืดยาว อาจด้วยความตื่นเต้น เตรียมตัวน้อย หรือตั้งใจจะให้ผู้ฟังเข้าใจอย่างชัดเจนถึงวัตถุประสงค์และประเด็นของการนำเสนอ จึงเกิดภาวะอธิบายวัตถุประสงค์ที่มาเนื้อหา และอธิบายซ้ำๆถึงความสำคัญจำเป็นเกินกว่า 10% ของเวลา นับว่าเป็นวิธีการที่ทำให้ผู้ฟังละความสนใจไปได้อย่างง่ายดาย
2. “อ่าน” งานนำเสนอไปพร้อมกับผู้ฟัง ผู้นำเสนอทำหน้าที่สรุปประเด็นรวบยอดทางสถิติข้อมูลแนวโน้มและ “เล่าเรื่อง” ประกอบประเด็นสำคัญ แต่พบได้เป็นอาจิณที่ผู้นำเสนออ่านสไลด์ไปพร้อมกับผู้ฟัง ชนิดที่ว่าไม่ละสายตาจากหน้าจอ เช่นนี้แล้ว ผู้ฟังหรือผู้พิจารณา จะเบื่อหน่ายเพิกเฉย และพลิกอ่านเอกสารประกอบด้วยตนเอง พร้อมตัดสินใจอย่างรวบรัด ก่อนการนำเสนอจะสิ้นสุด
3. นำเสนอด้วยน้ำเสียงเบา เชื่องช้า ไร้จังหวะจะโคน หมายรวมไปถึงการไม่ใช้ภาษากาย ประกอบการนำเสนอด้วย ทั้งที่การนำเสนอเป็นการสื่อสารกับผู้ฟังแบบทั้งตัว เมื่อใช้น้ำเสียงโมโนโทน ประกอบกับการนั่งนำเสนอนิ่งๆ นับว่าเป็นการกล่อมผู้ฟังให้หลับผล็อยไปได้ในเวลาอันสั้นค่ะ
4. ไม่จัดสรรเวลาและจังหวะสำคัญ มีที่มาจากการเตรียมนำเสนอด้วยไฟล์พาวเวอร์พ้อย เมื่อทำไฟล์แล้วเสร็จ ก็ไม่ได้ซ้อมและจับเวลาที่ใช้ในการนำเสนอ ที่สำคัญ ละเลยการกำหนดว่าช่วงใด หรือเนื้อหาตรงไหน เป็นจุดพีค หรือไฮไลด์ ทำให้ยามนำเสนอจริงจึงเกิดภาวะเอื่อยเนือย และผู้ฟังตีความประเด็นสำคัญด้วยตนเอง
5. ไม่ทอดสะพานความเชื่อมโยงไปยังผู้ฟัง ความเชื่อมโยงระหว่างนำเสนอเป็นสิ่งสำคัญมาก ไม่ว่าจะกระทำด้วยการใช้คำพูดเฉพาะหรือ Jargon ที่กลุ่มผู้ฟังใช้อยู่เป็นประจำ การสบตา เรียกชื่อยามขอความเห็น หรือใช้คำว่าเราให้มาก แต่ผู้นำเสนอที่ไม่ใส่ใจมิติด้านอารมณ์นี้ มักมุ่งไปที่การส่งสารด้านเนื้อหาเป็นสำคัญ ลึกๆแล้ว มีทัศนคติว่าผู้ฟังหรือผู้พิจารณา เป็นคนละพวกกับตน ทั้งยังไม่ทำการบ้าน ว่าผู้ฟังเป็นใคร ชื่อ ตำแหน่ง บทบาท ความสำคัญ มีสิ่งที่มุ่งหวัง หรือข้อพึงระวังอะไรบ้าง
การนำเสนอที่ผิดพลาดเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ แต่หากพิจารณาสไตล์ของตน หรือสอบถามความคิดเห็นว่าเพื่อนร่วมงานที่ไม่มีอคติ เพื่อเป็นกระจกส่องทาง ในการลดละความผิดพลาดซ้ำๆ ก็นับเป็นก้าวแรกที่จะพัฒนาการนำเสนอให้ได้ใจและได้งานดังประสงค์ในทุกๆสถานการณ์และทุกความท้าทายค่ะ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น